Sikeres e-mailezés
9 lépésben

Az e-mail minden idők legnagyszerűbb és egyben legpocsékabb találmánya. A végtelenségig képes fokozni a termelékenységet, ugyanakkor teljességgel kezelhetetlen árhullámba is fojthatja, ami "levelezés általi halált" okoz. 

Egyes, híres vállalkozók és üzletemberek – nevezetesen Tim Ferris, a „4 órás munkahét” című könyv szerzője az e-mail jelentős csökkentését ajánlja. Mindazonáltal, bár ez valóban lehetséges, ha az üzlet „önjáró” – vagyis kiszervezett munkaerő-hadsereg működteti, többségünk számára nem valós lehetőség az e-mail-mentes élet.

Íme tehát 10 ötletünk, amely megkönnyíti valamelyest az életedet az e-mailezés során.

1. Írtsd ki a levélszemetet! Nem minden e-mail szolgáltató egyforma. Mindenképpen olyat válassz, aki remek levéleszemét-szűrőt használ, amellyel teljes mértékben elkerülhető, hogy levélszemét kerüljön a szemed elé. Aligha létezik unalmasabb dolog annál, mint amikor szeméthegyeket kell átvizsgálnia egyetlen fontos üzenet megleléséhez.

2. Módszer. Haladj sorban, föntről lefelé, egyszerre csak egy üzenettel foglalkozz! Egyenként nyisd meg az e-maileket és azonnal szabadulj meg tőlük. Választási lehetőségek: törölni, archiválni, hamar megválaszolni, felvenni a teendők listájára, azonnal elvégezni a jelzett teendőt, és végül: továbbítani az e-mailt. Ügyelj arra, hogy az előbbi választások bármelyike esetén végül vagy archiváld, vagy töröld az e-mailt – soha ne hagyd tovább kallódni a bejövő üzenetek listáján. Mindezt gyorsan tegyed, hamar lépj tovább a következő e-mailre! Ha elég gyors vagy, akár több tucat üzenetet is rendkívül gyorsan feldolgozhatsz.

3. Kötegelt feldolgozás. Egyes munkák számtalan apró feladatot generálnak, amelyek rövid idő – 10-15 másodperc alatt – e-mailben megválaszolhatók. Ha ezek nap mint nap nagy számban érkeznek, akkor szabályt alkothatsz, vagy külön mappát hozhatsz létre, hogy mindet egyszerre dolgozhasd fel. Ez a fajta „kötegelés” különösen hasznos, ha számtalan befizetést, vagy hasonló jellegű kérést kell feldolgozni a nap folyamán. 

4. Ne használd a bejövő üzenetek fiókját teendők listájaként! Igyekezz különválasztani az e-maileket a teendők listájára kerülő dolgoktól! Ha a cselekvést igénylő e-maileket a bejövő üzenetek fiókjában marad, akkor az végső soron az „elvégzendő teendők listájává” válik. Ehelyett készíts egy külső listát a szükséges teendőkről (külön alkalmazással, vagy akár jegyzettömbön, öntapadós cetlin), majd archiváld az e-mailt. Ugyan a teendők ettől még elvégzendők maradnak, külön listán szerepelnek és nem zsúfolják tele a bejövő e-mailek fiókját.

5. Szabályok. Ha használsz bármilyen internetes boltot, vagy levelező listát, hamar szembesülsz azzal, hogy a bejövő üzenetek fiókját elárasztják a különféle megerősítő üzenetek különféle feliratkozásokról (amelyeket meggondolatlanul tett), továbbá egyéb értesítések és megerősítő e-mailek. Alkoss szabályokat ezek azonnali archiválására egy megfelelő mappába, hogy aztán ésszerűbben dolgozhasd fel ezeket. Ha a szabályokat kissé bonyolultnak találod, akkor külön e-mail mappát hozhatsz létre az internetes előfizetések számára.

6. GYIK. A gyakori, vagy ismétlődő kérdéseket tartalmazó e-mailek elhárításának egyik módszere, hogy GYIK szekcióval egészíted ki a vállalkozásod webhelyét és itt közlöd mindazt, ami után az ügyfelek és vásárlók a legsűrűbben érdeklődnek. Ha ennek ellenére érkeznek azonos kérdéseket tartalmazó e-mailek, nem szükséges a kérdés megválaszolására vesztegetni az időt, hanem egyszerűen a webhely GYIK szekciójába irányíthatod a kérdezőt. Minden bizonnyal észlelni fogod a bejövő üzenetek fiókforgalmának gyérülését, mihelyst sikerült megfelelő GYIK szekciót készíteni. 

7. Bátraknak...  Ne habozz törölni, vagy archiválni az e-maileket! Kérdezd meg magadtól: „Mi a legrosszabb, ami megtörténhet?” Ha a válasz nem igazán borzasztó, akkor egyszerűen töröld az üzenetet és lépj tovább. Lehetetlen az összes e-mailt megválaszolni, csak a fontosakkal foglalkozz és csak azokra válaszolj! 

8. Fogalmazz tömören! Miután kiválogattad a megválaszolandó e-maileket, ne tegyed tönkre kemény erőfeszítésednek az eredményét azzal, hogy mindegyikre terjedelmes fogalmazvánnyal válaszolsz. Szorítkozz legfeljebb 5 mondatos válaszokra és ne feledje, a felsorolásjelek a barátaid. Válaszaid legyenek rövidek és hatásosak – meg fogsz lepődni, hogy mennyivel érthetőbbnek és magabiztosabbnak hatnak. 

9. Végezz minddel! A hasonló e-mailek kötegelt hatékonyabb feldolgozásához hasonlóan, az e-mailezés teljes munkamenetét is egységes folyamatként kell kezelni. Amikor megnyitod a bejövő üzenetek fiókját, végezz el minden teendőt, mígnem a fiók kiürül. Legyen a szokásod: „E-mailt nem hagyunk hátra! Végezni kell minddel!